En el entorno empresarial es crucial establecer una gestión financiera sólida para garantizar la viabilidad de cualquier empresa. Uno de los elementos fundamentales para lograr este objetivo radica en mantener una organización adecuada de tus libros contables. En este artículo, te explicamos en detalle qué son los libros de contabilidad y para qué sirven cada uno de ellos.
Libros contables: ¿Qué son y para qué sirven?
Los libros contables obligatorios son aquellos cuya entrega se exige en la norma mercantil, específicamente en el artículo 28 del Código de Comercio. Estos son documentos necesarios para el cumplimiento legal y fiscal de las transacciones financieras y contables de cualquier negocio. Dichos registros permiten a las empresas llevar un control total de sus operaciones y facilitan la elaboración de informes financieros y los balances.
En resumidas cuentas, los libros contables son una herramienta ideal que sirve para analizar la situación financiera de la empresa, y así poder tomar decisiones basadas en resultados. Por eso mismo, las empresas deberán formalizar obligatoriamente una serie de libros que explicaremos a continuación.
¿Qué libros contables son obligatorios para una empresa?
El artículo 32 del Código de Comercio indica que las empresas deben formalizar obligatoriamente los siguientes libros: libro diario, libro mayor y libro de inventario. También nos encontramos con otros libros contables que suelen ser muy requeridos dependiendo de la actividad de la empresa. Cada uno de ellos contiene una información específica y concreta para registrar o analizar el rendimiento del negocio. Te detallamos a continuación estos libros obligatorios de contabilidad:
Libro Diario
El Libro Diario es uno de los libros contables más importantes para cualquier negocio. Como bien indica su nombre, el apunte tiene que ser diario, y va a elaborarse en un mismo documento por cada ejercicio económico. También conocido como Libro de Cuentas, en él se registran todas las transacciones financieras de la empresa en orden cronológico en el que se incluyen detalles como la fecha, descripción, cuenta afectada, importe deudor y acreedor.
Libro Mayor
Este libro contable obligatorio es básicamente un resumen de todas las cuentas reflejadas en el Libro Diario. Este se divide en hojas y en cada una se recogen las transacciones de una cuenta en concreto, por lo que nos permite tener una visión general sobre los movimientos y saldos de las diferentes cuentas. Se incluye el saldo inicial, los movimientos de débito y crédito, así como el saldo final de la cuenta.
Libro de Inventario
El Libro de Inventario y Balances se trata de un registro anual que se emplea para entender la situación de un patrimonio de una empresa en un momento preciso. Normalmente, este libro se utiliza en el período de cierre contable para obtener información detallada sobre activos y pasivos, inventarios de mercancías, materias primas, productos terminados y otros que también forman parte de la actividad comercial, dependiendo del sector. El contenido del Libro de Inventarios debe de ser el siguiente:
- El Balance inicial de la empresa, el cual mostrará la situación de la empresa al comienzo del ejercicio.
- El Balance de sumas y saldos, realizado trimestralmente, debe recoger la evolución de la entidad a través de los balances de comprobación.
- El Inventario de cierre del ejercicio, que va a analizar la situación al final del ejercicio contable;
- Las Cuentas Anuales, cuyo objetivo es exponer la realidad financiera de la empresa, así como el resultado del ejercicio.
¿Cuál es la diferencia entre el libro diario y el libro mayor?
Aunque queda bastante claro de un primer vistazo, conviene destacar las diferencias entre el libro diario y el libro mayor, cuyos términos llevan en ocasiones a confusiones por sus similitudes.
La principal diferencia entre ambos libros radica en que en el libro diario se anotan, cronológicamente, todas las operaciones de la empresa, dejando constancia de su actividad diaria. En cambio, en el libro mayor se anotan los movimientos de las cuentas, lo que nos permite ver su evolución y su saldo de un solo vistazo. Ambos libros contables están interrelacionados, por lo que todas las operaciones que aparecen en el libro diario se deben traspasar al libro mayor.
¿Qué consecuencias puede haber si no se cumplen con los libros contables obligatorios?
En este caso, debes saber que tanto si dejas de presentar los libros contables, como si los presentas fuera de plazo, no hay sanciones directas, ya que el Registro Mercantil no es un órgano que tenga la capacidad de poder sancionar. Sin embargo, la falta de legalización de los libros contables sí dará lugar a una serie de consecuencias significativas en el ámbito tributario o fiscal.
El artículo 200 de la Ley General Tributaria establece que la infracción tributaria por incumplir obligaciones contables y registrales, se considera grave. Por tanto, puede conllevar sanciones que parten desde los 150€ según el caso concreto. Será la Administración Tributaria quien valorará en cada caso si la falta de presentación y legalización de los libros supone una infracción tributaria y por tanto quien impondrá la sanción que corresponda.
¿Cómo puede ayudar ContaKing con los libros contables?
El incumplimiento de los libros contables obligatorios puede acarrear una serie de consecuencias serias y a menudo perjudiciales para una empresa. Estas consecuencias pueden afectar significativamente la operación y la reputación de la empresa.
Por eso, en ContaKing contamos con abogados expertos en contabilidad que os ayudarán con el registro de libros contables en el Registro Mercantil. De este modo, evitarás por un lado las posibles sanciones tributarias y por otro, tu empresa tendrá un expediente mercantil brillante al tener todos los libros legalizados y no disponer de anotaciones por fuera de plazo.